Annexe de traitement des données

Quand votre entreprise utilise Arvisflows, l'agent répond à vos clients et traite leurs données. Ces données sont les vôtres, pas les nôtres. Cette annexe est le contrat de sous-traitance exigé par l'article 28 du Règlement général sur la protection des données et fixe ce que nous pouvons et ne pouvons pas en faire.

1. Parties et rôle de chacune

Arvisflows ne détermine ni les finalités ni les moyens essentiels du traitement de ces données et ne les utilise pas à ses propres fins.

2. Objet, durée et finalité

Objet. Le traitement des données personnelles des clients finaux de l'entreprise nécessaire pour que l'agent d'intelligence artificielle puisse leur répondre.

Nature et finalité. Collecte, enregistrement, conservation, consultation, utilisation et suppression de ces données afin de mener des conversations, répondre aux appels, consulter les disponibilités, gérer les rendez-vous, réservations, commandes, livraisons et trajets de transport, et envoyer les notifications configurées par l'entreprise ; et, si l'entreprise active l'encaissement, préparer le paiement de l'opération sur le compte Stripe de l'entreprise et en enregistrer le résultat.

Durée. Pendant toute la durée du contrat de service, plus le délai prévu à la clause 11 pour la restitution ou la suppression. Le contenu des conversations avec l'assistant (WhatsApp, téléphone et chat web) est conservé six mois à compter de chaque message puis supprimé automatiquement, que le contrat soit toujours en vigueur ou non. Les données des rendez-vous, réservations, devis, commandes, livraisons et trajets de transport ne sont pas concernées par ce délai et sont conservées conformément à la clause 11.

3. Quelles données et de qui

4. Obligations d'Arvisflows

Arvisflows s'engage à :

• Traiter les données uniquement sur instructions documentées du client. Sont considérées comme instructions documentées les présentes Conditions, cette annexe et la configuration que le client établit dans l'Espace gérant.
• Ne pas utiliser les données à ses propres fins, ne pas les céder et ne pas les employer pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, les siens ou ceux de tiers.
• Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données se soient engagées à respecter la confidentialité, pour une durée indéterminée, y compris après la fin de leur relation avec Arvisflows.
• Appliquer et maintenir les mesures de sécurité de la clause 8.
• Aider le client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées.
• Aider le client à respecter ses obligations de sécurité, de notification des violations et d'analyse d'impact, compte tenu des informations dont elle dispose.
• Informer immédiatement le client si elle estime qu'une instruction reçue enfreint la réglementation sur la protection des données.
• Mettre à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

5. Obligations du client

Le client, en tant que responsable du traitement, s'engage à :

• Disposer d'une base juridique valable pour traiter les données de ses clients finaux et pour les communiquer à Arvisflows.
• Informer ses clients finaux que l'accueil peut être assuré par un système automatisé, de l'identité du responsable du traitement et de la manière d'exercer leurs droits. Arvisflows recommande de l'indiquer dans le premier message de l'agent et dans la politique de confidentialité de l'entreprise.
• Configurer l'agent et l'espace gérant conformément à la réglementation et ne pas y introduire de données dont il n'a pas besoin pour fournir son service.
• Traiter les demandes d'exercice des droits qu'il reçoit de ses clients finaux, avec l'aide d'Arvisflows.
• Tenir à jour la liste des personnes de son organisation ayant accès à l'espace gérant et révoquer l'accès de celles qui n'en ont plus besoin.

6. Sous-traitants ultérieurs autorisés

Le client autorise de manière générale Arvisflows à faire appel aux sous-traitants ultérieurs suivants, nécessaires à la fourniture du service :

Lorsque le client active l'encaissement des réservations, Stripe fournit le service de paiement en vertu du contrat que le client conclut directement avec Stripe, et non en tant que sous-traitant ultérieur d'Arvisflows. Pour le compte du client, Arvisflows lui communique uniquement le montant, la devise, le nom du service et un identifiant interne de la réservation. Le client est responsable d'informer ses clients finaux de ce traitement par Stripe.

Arvisflows impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations équivalentes à celles de cette annexe et répond de ses actes envers le client.

Avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur, Arvisflows en informera le client avec un préavis minimal de 30 jours calendaires. Si le client s'y oppose pour des motifs raisonnables et fondés liés à la protection des données, il pourra résilier le contrat sans pénalité avant l'entrée en vigueur du changement.

Dernière modification de cette liste : le 6 septembre 2026, Anthropic a été ajouté comme sous-traitant ultérieur, et la fonction d'OpenAI est désormais partagée avec lui. Les deux traitent la même catégorie de données, dans le même pays et avec les mêmes garanties décrites à la section suivante, et aucun des deux n'utilise le contenu des conversations pour entraîner ses modèles. Ce changement a été communiqué par e-mail à tous les clients le 6 septembre 2026.

Modification du 30 octobre 2026 : OpenAI est devenu le prestataire principal et Anthropic le prestataire de secours. Tous deux traitent la même catégorie de données, dans le même pays et avec les mêmes garanties décrites à la section suivante.

7. Transferts internationaux

Les données résident dans l'Union européenne. Toutefois, Arvisflows est une société américaine et une partie des sous-traitants ultérieurs ci-dessus traite des données aux États-Unis, ce qui entraîne des transferts internationaux.

Ces transferts reposent sur des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, complétées par les mesures supplémentaires nécessaires, ou sur la décision d'adéquation relative au cadre de protection des données UE-États-Unis lorsque le sous-traitant ultérieur y est certifié. Arvisflows fournira au client, à sa demande, une copie des garanties applicables.

8. Mesures de sécurité

Compte tenu de l'état de l'art et du risque du traitement, Arvisflows applique au moins les mesures suivantes :

• Chiffrement en transit. Toutes les communications entre le navigateur, l'application et les prestataires sont chiffrées au moyen de TLS.
• Identifiants. Les mots de passe d'accès à l'espace gérant sont stockés au moyen d'une fonction de dérivation avec sel, jamais en clair, et ne sont récupérables par personne, pas même par le personnel d'Arvisflows.
• Contrôle d'accès. L'accès à l'espace gérant nécessite une authentification et est géré par des jetons de session à durée limitée, qui expirent à la fermeture du navigateur.
• Cloisonnement. Les données de chaque entreprise sont séparées logiquement et chaque requête est limitée à l'entreprise authentifiée.
• Moindre privilège. L'accès administratif aux systèmes est limité aux personnes qui en ont besoin pour exploiter le service.
• Sauvegardes périodiques de la base de données, avec possibilité de restauration.
• Journalisation des exécutions et des erreurs du système, afin de pouvoir détecter et analyser les incidents.
• Revue. Ces mesures sont revues périodiquement et mises à jour lorsque le risque évolue.

9. Violations de sécurité

Si Arvisflows a connaissance d'une violation de sécurité affectant des données traitées pour le compte du client, elle la lui notifiera dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 48 heures après en avoir pris connaissance.

La notification décrira la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements touchés, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées pour y remédier. Il appartient au client, en tant que responsable du traitement, de décider de la notification à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées.

10. Droits des personnes concernées

Si un client final s'adresse directement à Arvisflows pour exercer ses droits, Arvisflows ne répondra pas sur le fond de la demande et la transmettra sans délai à l'entreprise concernée, en informant le demandeur que le responsable du traitement est cette entreprise.

Arvisflows fournit au client les outils nécessaires pour traiter lui-même ces demandes depuis l'Espace gérant, et lui apporte une aide supplémentaire lorsque la consultation ou la suppression ne peut pas être effectuée depuis l'espace.

Le client peut supprimer lui-même, depuis l'Espace gérant, la conversation complète d'une personne donnée, y compris l'historique que l'assistant utilise pour se souvenir des conversations précédentes. La suppression est immédiate et irréversible.

11. Restitution et suppression à la fin du contrat

À la fin de la fourniture du service, et au choix du client, Arvisflows restituera les données dans un format structuré et couramment utilisé ou les supprimera, ainsi que les copies existantes.

Le client dispose de 30 jours calendaires à compter de la résiliation pour demander la restitution. Passé ce délai sans demande, Arvisflows procédera à la suppression. Font exception les données qui doivent être conservées en vertu d'une obligation légale, lesquelles resteront bloquées et inutilisées jusqu'à l'expiration du délai correspondant.

12. Audit

Arvisflows mettra à la disposition du client les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe et collaborera aux audits ou inspections réalisés par le client ou par un auditeur qu'il désigne.

Les audits seront demandés avec un préavis minimal de trente jours, seront limités à un par an sauf incident justifiant un audit supplémentaire, se dérouleront pendant les heures ouvrables sans perturber l'activité et seront soumis à la confidentialité. Les coûts seront à la charge du client, sauf si l'audit révèle un manquement substantiel imputable à Arvisflows.

13. Modifications de cette annexe

Arvisflows pourra mettre à jour cette annexe pour l'adapter à des évolutions réglementaires, à de nouvelles décisions des autorités de contrôle ou à des modifications du service. Les modifications substantielles seront communiquées avec un préavis minimal de 30 jours calendaires. En cas de contradiction entre cette annexe et les Conditions de service, cette annexe prévaudra pour tout ce qui concerne la protection des données.